Du måste alltid utgå från mottagaren när du skriver en text. Försök sätta dig in i hur den personen kommer förstå och ta till sig det den läser.
Det finns tre huvudorsaker som bidrar till att en text blir svårläst och svår att förstå. Det är ett byråkratiskt och opersonligt språk, facktermer och svåra ord samt bristande struktur.
Det är också så att det inte spelar någon roll hur väl vi själva tycker vi uttrycker oss. Om mottagaren inte förstår det vi skrivit har vi misslyckats att kommunicera vårt budskap.
Det spelar ingen roll hur ”rätt” jag har i sak. Om jag upplevs otydlig eller otrevlig är det vad jag måste utgå ifrån. Mottagarens upplevelse går inte att förringa. Speciellt inte när det gäller den envägskommunikationen som upphandlingsdokument faktiskt är.
Men, som du vet finns det nästan inga regler utan undantag. Ibland är byråkratiskt språk på sin plats. Beroende på vem som är mottagare och beroende på vad du vill uppnå med ditt språk.
Grunden är att vi ska uttrycka oss så att alla förstår och vi ska ha ett lika trevligt bemötande i våra texter som när vi träffar någon personligen. Lättförståeliga texter som förmedlar ett trevligt bemötande kombinerat med att professionalism inom upphandlingsområdet gör att vi får bättre relationer med både leverantörer och beställare vilket i sin tur leder till bättre affärer.