Upphandlingsdokumenten är ofta omfattande och ska täcka in många delar. Information om upphandlingsföremålet, heltäckande avtalsvillkor och ofta komplexa utvärderingsmodeller är inte alltid lätta att kommunicera ut till våra blivande anbudsgivare.
Det finns stor möjlighet att forma och formulera upphandlingsdokumenten som du själv önskar. Några viktiga saker att tänka på är att strukturen ska vara mycket tydlig och lätt att följa, att samma information inte förekommer på flera ställen och att den information som är viktigast också syns bäst.
Längst fram och längst upp upphandlingsdokumenten, den sida anbudsgivaren ser först, bör innehålla en kortfattad beskrivning som är så informationsrik att det går att göra en bedömning om upphandlingen är intressant att sätta sig vidare in i.
Sedan ska samtliga rubriker tydligt tala om vad respektive stycke innehåller. Läsaren ska få veta vad texten kommer handla om och även kunna hoppa mellan olika stycken bara med hjälp av rubriken.
Det är lätt hänt att du upprepar dig på olika ställen i upphandlingsdokumenten. Ibland för att du inte kommer ihåg att informationen redan finns och ibland för att det är något viktigt som känns värt att upprepa. Det finns två anledningar till att inte upprepa sig. Ett – det är stor risk att du skriver olika eller att du ändrar texten på det ena stället men glömmer det andra. Två – läsaren kan bli tveksam och undra om den missförstått eller missat något, speciellt om texterna skiljer sig åt en aning.
Slutligen, var inte rädd att lyfta fram viktig information. Lägg den längs upp, längst fram, stryk under, gör i fetstil. Vad som än krävs för att den som läser inte ska missa det som är viktigast.